In der Gebäudereinigung gehört der Wechsel zwischen verschiedenen Einsatzorten zum Arbeitsalltag – und diese Wegezeit gilt als Arbeitszeit, die dokumentiert werden muss. Eine lückenlose Erfassung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern sorgt auch für eine faire Abrechnung und transparente Arbeitszeiten.
Mit Blink gibt es mehrere Möglichkeiten, Wegezeiten einfach und zuverlässig zu erfassen.
In diesem Artikel stellen wir die verschiedenen Optionen vor, erklären, wie sie funktionieren und für welche Einsatzbereiche sie sich am besten eignen.
Pauschaler Zuschlag in der Einplanung
Funktionsweise
In der Einplanung in Blink gibt es die Möglichkeit, einen pauschalen Zuschlag zu definieren. Damit werden für den geplanten Einsatz automatisch immer die angegebenen Minuten zur Arbeitszeit dazugerechnet.
Der Mitarbeiter erfasst ganz normal seine Arbeitszeit mit der Blink me App, der Zuschlag wird dann addiert. Die Pauschale ist auch als solcher in der erfassten Zeit ausgewiesen.
Vorteile & Nachteile
Der Vorteil dieser Methode ist die einfache Handhabung: Die Mitarbeiter müssen nicht anders als sonst ihre Zeit erfassen, sondern starten und stoppen ganz normal zu Beginn bzw. Ende ihres Arbeitseinsatzes.
Ein Nachteil ist jedoch die Ungenauigkeit: Die Wegezeit muss bekannt sein, damit sie eingegeben werden kann. Aber auch dann ist es eine pauschale Berechnung, d.h. wenn die Wegezeit länger oder kürzer als angegeben dauert, wird dies nicht erfasst.
Nutzung der „Weiterarbeiten“-Funktion
Funktionsweise
Sowohl in der Blink Time, als auch der Blink me App steht die Funktion „Weiterarbeiten“ zur Verfügung. Damit können Mitarbeiter ihre Zeiterfassung im ersten Objekt „starten“ und erst im zweiten Objekt „stoppen“. Dazwischen bestätigt der Mitarbeiter, dass er seine Arbeit im zweiten Objekt fortsetzt.
Hier werden zwei Zeiten erfasst: Die erste Arbeitszeit und die Wegezeit sowie die zweite Arbeitszeit.
Vorteile & Nachteile
Ein Vorteil dieser Methode ist die genauere Erfassung: Die Wegezeit wird nicht geschätzt, sondern tatsächlich erfasst und ist in der gesamten erfassten Arbeitszeit enthalten. Außerdem ist für den Mitarbeiter der Aufwand gering: Die Mitarbeiter müssen sich nicht an jedem Objekt ein- & ausstempeln, sondern geben an, wann weitergearbeitet und wann final gestoppt wird.
Ein Nachteil ist jedoch auch hier die Ungenauigkeit: Die Wegezeit wird zwar genau erfasst, aber nicht separat ausgewiesen, sondern ist auf die erste Reinigungszeit draufgeschlagen.
Alternative
Wenn Mitarbeiter die Weiterarbeiten-Funktion nutzen sollen, aber die Wegezeit trotzdem explizit ausgewiesen sein soll, kann dies durch eine nachträgliche Bearbeitung erreicht werden, indem die Fahrzeit durch den Objektleiter abgesplittet und z. B. einem “Objekt Wegezeit” oder einer “Leistung Wegezeit” (siehe unten) zugeordnet wird.
Separater QR-Code
Funktionsweise
Für die Erfassung von Arbeitszeiten scannen Mitarbeiter Objekt-Codes. Dies kann auch genutzt werden, um explizit Wegezeiten zu erfassen und auszuweisen. Dafür wird speziell für die Wegezeit ein QR-Code erstellt, den der Mitarbeiter zu Beginn (und ggf. am Ende) der Fahrt zwischen Objekten scannt.
Vorteile & Nachteile
Der Vorteil dieser Methode ist die Genauigkeit: Die Wegezeiten werden ganz genau erfasst und auch explizit als solche ausgewiesen. Allerdings ist diese Methode mit einem höheren Aufwand verbunden: Die Mitarbeiter müssen mehr scannen als nur für reine Arbeitszeiterfassung. Außerdem muss sicher gestellt werden, dass ihnen der/die notwendigen QR-Code(s) zur Verfügung stehen.
Optionen
Bei der Nutzung eigener QR-Codes für Wegezeiten gibt es zwei mögliche Wege:
Eigener Objekt-Code „Wegezeit“
Dieser Weg bietet sich besonders an, wenn die Wegezeiten vom Gebäudereiniger selbst getragen werden, denn sie werden genau und getrennt von den Arbeitszeiten für einzelne Objekte erfasst.
Du legst dafür ein Objekt „Wegezeit“ an, lädst den Objektcode herunter und stellst diesen deinen Mitarbeitern zur Verfügung
Für die Zeiterfassung gilt dann folgendes Vorgehen:
Der Mitarbeiter scannt den Objekt-Code „Objekt 1“ und startet die Zeiterfassung
Bei Abfahrt zum 2. Objekt scannt der Mitarbeiter den Objekt-Code „Wegezeit“ und nutzt „Weiterarbeiten“
Der Mitarbeiter scannt den Objekt-Code „Objekt 2“ und nutzt „Weiterarbeiten“
Der Mitarbeiter scannt den Objekt Code „Objekt 2“ und stoppt die Zeiterfassung
Damit werden drei Zeiten erfasst: die Arbeitszeit in Objekt 1, die Wegezeit und die Arbeitszeit in Objekt 2.
In diesem Beispiel wird als Wegezeit nur die Zeit zwischen zwei Objekten erfasst. Wenn auch die Anfahrt zum Objekt A bzw. die Rückfahrt von Objekt B erfasst werden soll, muss das Vorgehen entsprechend angepasst werden.
Objekt-Code mit Leistung „Wegezeit“
Dieser Weg bietet sich besonders an, wenn die Wegezeiten vom Kunden getragen werden. In der Regel passiert dies in der Form von Anfahrtskosten. Die Wegezeiten werden hier einem Objekt zugeordnet, aber explizit als Wegezeit ausgewiesen.
Du legst dafür in einem Objekt eine Leistung „Wegezeit“ an. Danach erstellst du im Objekt einen neuen Objekt-Code und weist diesem die Leistung „Wegezeit“ zu.
Für die Zeiterfassung gilt dann folgendes Vorgehen:
Der Mitarbeiter scannt bei der Abfahrt zu Objekt 1 den Objekt-Code „Objekt 1 mit Leistung Wegezeit“ und startet die Zeiterfassung.
Der Mitarbeiter scannt den Objekt-Code „Objekt 1“ und nutzt „Weiterarbeiten“
Der Mitarbeiter scannt bei der Abfahrt zu Objekt 2 den Objekt-Code „Objekt 2 mit Leistung Wegezeit“ und nutzt „Weiterarbeiten“
Der Mitarbeiter scannt den Objekt-Code „Objekt 2“ und nutzt „Weiterarbeiten“
Der Mitarbeiter scannt den Objekt-Code „Objekt 2“ und stoppt die Zeiterfassung
So werden vier Zeiten erfasst: Wegezeit und Arbeitszeit in Objekt 1 sowie Wegezeit und Arbeitszeit in Objekt 2.
Fazit: Eine präzise Erfassung der Wegezeiten ist in der Gebäudereinigung unerlässlich – und mit Blink lässt sich das einfach und flexibel umsetzen. Egal, welche Methode am besten zu eurem Arbeitsalltag passt, Blink sorgt für eine transparente und effiziente Zeiterfassung.