Ein wichtiges Thema im Bereich der Zeitenverwaltung ist der Umgang mit Überstunden – von der Erfassung bis zum Ausgleich. In diesem Artikel geht es darum, wie Überstunden im Verwaltungsbereich transparent und effizient gehandhabt werden können.
Überstunden auswerten
Um überhaupt einen Überblick zu Überstunden zu bekommen, können Sie ganz einfach die Auswertung “Überstunden” nutzen. Hier können Sie sich für einen beliebigen Zeitraum z.B. einen Monat oder ein Jahr die Überstunden auswerten lassen. Die Überstunden werden pro Monat und Gesamt ausgegeben.
Überstunden übertragen
Es gibt kein Überstundenkonto in Blink! D.h. die bei Verwaltungsmitarbeitern aufgebauten Mehrarbeitsstunden werden zwar an verschiedenen Stellen angezeigt, müssen aber zum Jahreswechsel manuell übertragen werden.
Dazu empfiehlt es sich, ein neues Objekt z.B. "Überstundenübertrag" anzulegen, um die mitgenommenen Stunden der Mitarbeiter übersichtlich zu dokumentieren.
Die Übertragung selbst erfolgt dann durch die Nutzung einer „Pauschale“.
An einem der ersten Tage im Jahr (kein Sonn- oder Feiertag!) tragen Sie für den Mitarbeiter im Objekt „Überstundenübertrag“ eine kurze Arbeitszeit (z.B. 1 Minute) nach.
Überstunden: Vermerken Sie die Summe der zu übertragenden Überstunden als "Pauschale" mit einem entsprechenden Kommentar.
Minusstunden: Verfahren Sie analog, jedoch mit einer negativen Zeit in der "Pauschale".
Dieses Vorgehen gewährleistet eine transparente und nachvollziehbare Übertragung von Über- und Minusstunden ins neue Jahr.
Überstunden „nehmen“
Damit Verwaltungsmitarbeiter ihre Überstunden ausgleichen können, lässt sich die Ticketfunktion in Blink nutzen. Dafür wird ein neuer Abwesenheitstyp „Überstundenabbau“ angelegt. In der Konfiguration muss bei der Berechnung der Ist-Zeit die Option „Immer 0 Stunden“ ausgewählt werden, damit die Überstunden auch tatsächlich abgebaut werden.
Dieser Abwesenheitstyp wird mit einem passenden Tickettyp „Überstundenabbau“ verknüpft, der nur für Verwaltungsmitarbeiter freigeschaltet und dem jeweiligen Vorgesetzten zur Genehmigung zugewiesen wird. Sobald ein Mitarbeiter den Antrag einfach über die Blink me App stellt, kann der Vorgesetzte diesen über das Ticket genehmigen. Nach der Freigabe wird die entsprechende Zeit automatisch vom Überstundensaldo abgezogen – ein transparenter und einfacher Weg, um den Überstundenabbau effizient zu verwalten.