Das neue Dokumentenmanagement in Blink ermöglicht die zentrale Verwaltung von Dokumenten und Links. Die Dokumente werden global verwaltet und dann mit Objekten und Mitarbeitern verknüpft. Erst durch die Verknüpfung werden die Dokumente dann sichtbar (für die Personen, die auch die Mitarbeiter und Objekte sehen können).
Durch die zentrale Verwaltung können neue Versionen von Dokumenten sehr einfach in alle Objekte verteilt werden. Beispiel: Sicherheitsdatenblätter werden mit den Objekten verknüpft, in denen die Produkte eingesetzt werden. Wenn sich das Datenblatt ändert, dann muss es nur einmal aktualisiert werden und ist in allen Objekten auf dem neuesten Stand.
Digitaler Objektordner
Mit dem Dokumentenmanagement ist der erste Schritt zum digitalen Objektordner gemacht! Egal ob Leistungsverzeichnis, Angebote, Bedienungsanleitungen oder Videos: Alles was für die Arbeit im Objekt wichtig ist, kann hier hinterlegt werden. Das gute daran: Reinigungskräfte können auf die Dokumente über den Scan vom QR Code oder nach Starten der Zeiterfassung in der Blink me App sofort zugreifen.
Persönliche Dokumente von Mitarbeitern
Auch Mitarbeiter bekommen ihren eigenen Bereich für persönliche Dokumente. Damit können wichtige Arbeitsunterlagen, Verträge oder Bescheinigungen gezielt für einzelne Mitarbeiter hinterlegt werden. Über die Blink me App haben Mitarbeiter einfachen Zugriff auf alle persönlichen Dokumente.
Kategorien & Berechtigungen
Mit Hilfe von Kategorien werden Dokumente strukturiert abgelegt. Dabei kann jeder Kategorie zugeordnet werden, welche Berechtigungsgruppen auf die Dokumente der Kategorie Zugriff haben dürfen. In Kombination mit den verknüpften Mitarbeitern und Objekten entsteht so ein leistungsfähiger Mechanismus, um gezielt zu steuern, wer welche Dokumente lesen darf.
Zusätzlich gibt es noch Berechtigungen über die gesteuert werden kann, welche Mitarbeiter Dokumente verwalten, verknüpfen oder löschen dürfen.
Die neue Funktion “Dokumente” muss über das Lizenzmangement für die einzelnen Mandanten und Berechtigungsgruppen aktiviert werden.